El Pre-mortem
¿Por qué los seres humanos somos menos previsores de lo que deberíamos? Pregunta milenaria, que hace recordar un viejo adagio, atribuido a Benjamin Franklin : “una onza de prevención vale una libra de curación.”
¿Por qué esperar a que en temporada de lluvias se produzcan filtraciones en el techo? ¿O que se le pinche un caucho para comprar el de repuesto? ¿o ir al odontólogo solo cuando el dolor hace su aparición? El asunto es que, como dice el refrán, “nadie escarmienta en cabeza ajena.”
Da lo mismo que el problema se presente a nivel personal o laboral; que usted sea un educador, un abogado, un político, una ama de casa, un escritor, una azafata o un deportista. Todos deberíamos comenzar por descubrir nuestros prejuicios cognitivos, nuestros puntos ciegos sociales o psicológicos. Como afirma Karl Albrecht, “no vemos lo que no queremos ver, y por ende sólo vemos lo que queremos ver”. O en palabras de Daniel Kahneman, psicólogo premio Nobel de economía: “Un error habitual de los seres humanos es la capacidad de ignorar nuestra ignorancia.” Con ello distorsionamos nuestra percepción de la realidad, y somos esclavos de nuestros prejuicios.
Afortunadamente, gracias a investigadores como Kahneman, Amos Tversky o Gary Klein, hoy somos más conscientes de los prejuicios cognitivos que afectan nuestra manera de ver y analizar la realidad.
Entrando en nuestro tema: qué hacer para prevenir en lo posible el fracaso de un proyecto, no importa del tamaño que sea; cómo evitar, luego del fracaso de unos planes donde habíamos puesto todas nuestras ilusiones –y muchas veces, nuestros cobres-, la pregunta obligada: ¿Y qué pasó?. Todo ejercicio de post-mortem puede llevarnos a averiguar cuáles fueron los errores cometidos, pero al igual que en la medicina, el paciente ya falleció, no es mucho consuelo saber por qué.
El porcentaje de fracasos de todo tipo de proyectos -grandes, pequeños, personales, colectivos- es muy grande. Un prejuicio cognitivo que hace constante aparición es el llamado “sesgo de confirmación” (muy presente siempre en la política, por ejemplo). A medida que usted se involucra emocionalmente con su plan, solo buscará informaciones y datos que confirmen sus convicciones previas. ¿Que usted está decidido a irse de vacaciones al Caribe en época de tormentas y lluvias? No examinará información de ningún tipo que le diga que mejor se espera para otra ocasión, o se va a otro lugar. Y su familia, que lo ve fervorosamente determinado a lograr su objetivo, prefiere quedarse callada antes que mostrar sus dudas o disidencias.
Pensando en estos asuntos, el psicólogo Gary Klein, estudioso de la toma de decisiones en situaciones potencialmente conflictivas, desarrolló una técnica de análisis denominada el PRE-MORTEM. Gracias a ella, usted puede mirar por adelantado los retos que se pueden presentar, hacerse las preguntas correctas sobre los riesgos y los puntos de posible quiebre, y crear un plan para superarlos con éxito.
¿En qué consiste el pre-mortem? Es una técnica de evaluación de proyectos, de cualquier tipo, que busca perfeccionarlos identificando cualquier posible peligro no captado previamente, antes de que se tome la decisión final de adoptarlos.
Un pre-mortem es el opuesto hipotético de un post-mortem. Importante: El pre-mortem se realiza antes de que se le dé luz verde definitiva a la acción, al proyecto; la idea es mejorarlo, no hacerle la autopsia. Eso sí, a diferencia de una mera sesión de críticas en la cual se pregunta sobre qué cosa podría ir mal, en este ejercicio se asume que “el paciente” (o sea, el proyecto) falleció, y entonces la pregunta clave es: ¿Qué salió mal? Y la tarea de los miembros del equipo elaborador del proyecto es generar razones plausibles para el fracaso.
Un pre-mortem típico arranca con el líder del proyecto informando que el proyecto ha sido un fiasco colosal. La tarea entonces de cada miembro del equipo es desarrollar por escrito durante diez o quince minutos, y de forma independiente, para luego exponer verbalmente, las razones que a su juicio hicieron que el proyecto fracasara; en especial el tipo de cosas que ordinariamente no se mencionarían como problemas potenciales, por miedo de ser impolíticos, o de pisar callos en la jerarquía. Todos los participantes participan bajo criterios de igualdad. Debe ser un ejercicio en vivo, no mediante correos electrónicos o chats. Después que todos han dado su parecer, los responsables del proyecto revisan todas las opiniones buscando maneras de fortalecer el plan.
En palabras de Daniel Kahneman:
“Mi (método) favorito estos días es un procedimiento inventado por Gary Klein, el pre-mortem. Si usted tiene una organización que ha realizado un plan y no está completamente determinado aún pero está casi decidido, es una muy buena idea juntar a las personas que van a estar involucradas en el plan, y llevar a cabo una reunión bajo la siguiente premisa: le dices a la gente que piensen que ya pasó un año a partir de hoy, se implementó el plan, y fue un completo desastre. Ahora, por favor, cada uno debe escribir la historia de esa catástrofe. Yo pienso que esto es brillante porque supera uno de los problemas más importantes para la toma de decisiones en una organización, ya que pasado cierto punto se vuelve desleal cuestionar las decisiones, especialmente si los líderes están comprometidos con ellas. El método legitima la disidencia, y lo hace de una forma inteligente porque permite a la gente ser competitiva a la hora de descubrir formas interesantes en las que el plan puede fallar. Legitimar la disidencia es un problema fundamental para la toma de decisiones en cualquier ámbito.”
¿Cuáles son otras ventajas del pre-mortem? 1) Supera el llamado “pensamiento de grupo”. 2) Libera la imaginación en una dirección fundamental para el proyecto. 3) Justifica las dudas. 4) Promueve la búsqueda activa de amenazas no vistas.
¿Se imagina, amigo lector, a los diseñadores del Titanic haciendo un pre-mortem basado en que el barco se hundiría en su primer viaje, con miles de víctimas? Algunas preguntas que podrían haber surgido son: ¿qué acciones debemos tomar para pedir ayuda inmediatamente si chocamos con un iceberg? ¿quién es el responsable de qué? ¿Cuántos pasajeros tendremos, y cuántos salvavidas y botes salvavidas tendrá el barco?
La humildad es nuestro mejor aliado en la toma de decisiones. El ego, nuestro mayor enemigo. Algunas frases (sonando desde el más allá) que justifican la realización de algún tipo de pre-mortem son: “tranquilo, yo soy experto. Yo empalmo los cables sin necesidad de cortar la luz.” “El cinturón de seguridad es para tontos. Nunca lo he usado y fíjate qué bien estoy.” “Ese jamón no se puede perder, es muy caro. Hay que comérselo aunque se haya vencido hace una semana.”